News
TACHOfresh®
Pressemeldung
27. Juli 2025
Gefördert aus Mitteln der Europäischen Union und des Landes Brandenburg
TACHOfresh setzt auf vollautomatisierte Abrechnungsläufe bei der Implementierung eines neuen ERP-Systems
Wildau – Deutschland, 22.07.2025 – Die TACHOfresh GmbH hat sich Ende 2024 für die Einführung eines modernen ERP-Systems alphaplan aus dem Hause CVS Ingenieurgesellschaft mbH entschieden. Von Anfang an Stand fest, das neue System muss im Hinblick auf die wiederkehrenden Service-Rechnungsläufe auf engste und intelligente Weise mit den operativen Ereignissen aus dem TACHOfresh-Portal verzahnt werden.
Enterprise-Resource-Planning Systeme – kurz ERP – sind aus Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Der Markt ist dabei so groß wie unübersichtlich. Die Kosten für eine ausgereifte Business-Lösung werden schnell sechsstellig, ohne für solche Beträge die spezifischen Geschäftsanforderungen zwingend bereits mit abdecken zu können. Für ein Software as a Service (SaaS) Unternehmen wie TACHOfresh GmbH stellt es zudem eine Herausforderung dar, die monatlichen Abrechnungsläufe von mehrjährigen Service-Verträgen jeweils korrekt im ERP-System abzubilden. Da war viel Planung, Diskussion und Dokumentation bei der Erarbeitung des Pflichtenheftes notwendig.
Strategisch haben wir uns dafür entschieden, die Standard-Schnittstelle von alphaplan für den Feed mit unseren Abrechnungsdaten zu nutzen. Der Daten-Feed sollte dabei aus der von uns konzipierten und neu zu programmierenden TACHOfresh Vertrags-Anwendung stammen. Diese sollte die historischen Vertragsdaten weitestgehend bewahren, erforderliche Änderungen aus unserem Livesystem aber erkennen und als Änderungsoption für unser Customer Service Team vorschlagen. „Das alphaplan-System haben wir eher als eine Abrechnungsmaschine betrachtet, die es uns ermöglicht, die aus eigener Quelle stammenden Basisdaten für jeden der 12 monatlichen Abrechnungsläufe pro Jahr korrekt auf Ausgangsrechnungen zu buchen,“ erläutert Susanne Kirsch, CEO der TACHOfresh. „Über einen nunmehr 6-monatigen Prozess haben wir nicht nur die normale Migration von unserem Altsystem MD5 zu alphaplan gestemmt, sondern auch ein völlig neuartiges TACHOfresh Contracts-System entwickelt,“ ergänzt Falko Schmalenberg, Geschäftsführer und als CTO der TACHOfresh federführend an diesem Projekt beteiligt. „Wir haben da etwas völlig Neues geschaffen, und die mehr als 10-jährige Erfahrung in vollautomatisierte Prozesse einfließen lassen. Eine klar strukturierte, benutzerfreundliche Oberfläche soll dazu beitragen, die bisher vor allem noch sehr manuellen Prozesse in den nächsten Wochen Schritt für Schritt abzulösen.“
Der Clou sind die den Sachbearbeitern vom neuen TACHOfresh Contracts System heute automatisch angezeigten, Vorschläge für Neuverträge bzw. möglichen Vertragsanpassungen. Hat ein Kunde ein weiteres Fahrzeug eingebaut? Fand eventuell ein Fahrzeugtausch statt, bei dem Hardware von einem Fahrzeug in ein anderes verbaut wurde? Wurde eine neue Hardware erstmals in einem Kundenfahrzeug verbaut? Wurde ein gebuchter Servicetarif geändert? Oder für einen Kunden ein Add-on-Feature wie z.B. der tägliche Fahrer RDL hinzugebucht? Wie muss die monatliche Servicegebühr für ein Fahrzeug angepasst werden? Zu welchem Zeitpunkt kann ein Servicevertrag erstmals beendet werden?
„Das wir für all diese Fragen und Themen automatisch die richtigen Informationen aus unsere Livesystem bereitgestellt bekommen und diese zusätzlich auf die individuellen Vertragskonditionen unserer Partner zugeschnitten sind, ist für unser Team ein absoluter Meilenstein. Als wir 2015 mit knapp 3.000 Fahrzeuge begonnen haben, konnten die manuellen Prozesse noch problemlos bewältigt werden. Dies ist 10 Jahre später, bei einem Anstieg auf 50.000 abzurechnende, fahrzeugbezogene Serviceverträge schier nicht mehr möglich. Wir freuen uns deshalb umso mehr, dass wir für dieses Implementierungs- und Schulungsprojekt eine Kofinanzierung durch die Europäische Union (EFRE) erhalten haben,“ resümiert Kirsch. „Alle sprechen immer von mehr Digitalisierung im Mittelstand, aber solche Projekte sind für den kleinen Mittelstand fast nicht zu stemmen. Und da war die Möglichkeit zu einer Förderung ein zusätzliches Argument, dieses wichtige Thema nunmehr zeitnah anzugehen.“
Über TACHOfresh
Das in Wildau bei Berlin beheimatete Unternehmen TACHOfresh entwickelt seit 25 Jahren Lösungen für die Transport- und Logistikbranche. Dabei kooperiert das Unternehmen eng mit der Technischen Hochschule Wildau. Mit dem Aufkommen des Digitalen Tachographen hat TACHOfresh eine strategische Neuausrichtung mit dem Ziel vorgenommen, in Europa das Kompetenzzentrum für Remote Download und Tachografendaten-Reporting zu werden. Heute betreut TACHOfresh an seinen beiden deutschen Standorten in Wildau und München und im Rahmen seines internationalen Partnernetzwerks über 3.000 Kunden mit 140.000 Fahrern und 50.000 Fahrzeugen europaweit.
Weitere Informationen: www.tachofresh.com